Menü
Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten ermöglicht das strukturierte Format die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Computerprogramme. Zu den gängigen Formaten gehören XML, EDI und ZUGFeRD.
Die Einführung der E-Rechnung wird in vielen Ländern durch gesetzliche Vorgaben unterstützt. In der Europäischen Union beispielsweise gibt es die Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. In Deutschland ist die E-Rechnung seit dem 27. November 2020 für B2G (Business-to-Government) Transaktionen verpflichtend. Unternehmen sollten sich über die spezifischen rechtlichen Anforderungen in ihrem Land informieren, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Vorgaben einhalten.
Als „sonstige Rechnungen“ gelten künftig alle Rechnungen, die keine strukturierten Daten enthalten. Dazu zählen sowohl Papierrechnungen als auch Rechnungen, die in Form reiner Bilddateien wie PDF, TIFF oder JPG übermittelt werden.
Die XRechnung ist eine XML-Datei, die keine visuellen Elemente enthält. Da sie kein Rechnungsbild bereitstellt, müssen ihre Inhalte für den Benutzer separat visualisiert werden. Im Gegensatz dazu kombiniert das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x eine PDF-Datei als Sichtkomponente mit einem strukturierten Datensatz in Form einer XML-Datei.
Alle Unternehmen sind verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen einzurichten!
Ab dem 1. Januar 2025 können inländische Unternehmen den Empfang elektronischer Rechnungen nicht mehr ablehnen. Sie müssen sicherstellen, dass sie diese gemäß den neuen Anforderungen empfangen und verarbeiten können. Stattdessen ist künftig eine Zustimmung des Empfängers erforderlich, wenn Rechnungen nicht den neuen Vorgaben entsprechen oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht.
Auch Unternehmen, die ausschließlich Privatkunden bedienen oder als Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis ausstellen, sollten prüfen, ob sie zum Jahreswechsel 2024/2025 zumindest den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen können. Dies ist besonders relevant, wenn ihre Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.
Die aktuelle gesetzliche Regelung legt bislang keine spezifischen Anforderungen an den Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen fest. Daher dürfte für den Empfang einer E-Rechnung ein E-Mail-Postfach ausreichend sein.